Gestión de proyectos: qué es y cuáles son las ventajas de contar con un project manager

La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencias para lograr objetivos específicos de un proyecto y dentro de unos parámetros acordados dentro de la empresa. Su gestión, por supuesto, está limitado en unos tiempos y en función de cada project manager.

Un factor clave que distingue a la gestión de proyectos de una simple «gestión» es que tiene este límite temporal (fechas límite). Debido a esto, un o una profesional que esté a cargo de un proyecto necesita una amplia gama de habilidades; a menudo habilidades técnicas, y ciertamente habilidades de gestión de personas y buena conciencia empresarial.

La importancia de la gestión de proyectos en las empresas

La gestión de proyectos es una poderosa herramienta empresarial que puede ofrecer muchas ventajas a empresas de todos los tamaños. Brinda procesos, pautas y técnicas repetibles para ayudarlo a administrar las personas y el trabajo involucrado en sus proyectos. Puede aumentar sus posibilidades de éxito y ayudarlo a entregar proyectos de manera consistente, eficiente, a tiempo y presupuesto.

La principal ventaja de la gestión de proyectos es que ayuda a gestionar los proyectos de manera efectiva, lo que le permite resolver los problemas más rápidamente. Se necesita tiempo y dinero para administrar un proyecto, sin embargo, seguir las buenas prácticas pueden ayudar a que su gestión se haga más fácil:

• Mejora las posibilidades de tener un buen resultado
• Se obtienen nuevas perspectivas del proyecto  
• Ayuda a priorizar los recursos de la empresa y a garantizar su uso de forma eficiente
• Ayuda a mejorar el presupuesto con precisión desde el principio así como a cumplir con el cronograma y mantener los costos y recursos al presupuesto
• Mejora la productividad y la calidad del trabajo
• Fomenta la comunicación entre el personal, proveedores y clientes.
• Satisface las diversas necesidades de las partes interesadas del proyecto
• Disminuye los riesgos de que un proyecto falle
• Aumenta la satisfacción del cliente
• Ayuda a obtener una ventaja competitiva y a aumentar su rentabilidad

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal, que tiene un definido:

• alcance – tamaño, objetivos, requisitos
• recursos – personal, equipo, material
• tiempo: inicio y finalización, duraciones de tareas, dependencias, etc.
• dinero – costes, contingencias y ganancias

La dirección del proyecto supervisa la planificación, organización e implementación de un proyecto. Si bien cada proyecto será único y puede necesitar soluciones específicas para tener éxito, algunas plantillas y herramientas básicas de administración de proyectos pueden ayudar  a administrar tus proyectos.

Ventajas de tener un Project Manager

El o la gerente de proyecto es el punto focal de cualquier proyecto. Actúa como un vínculo vital entre el personal, las partes interesadas y el grupo directivo del proyecto.

El gerente del proyecto es responsable de asegurarse de que un proyecto sea planeado, desarrollado, implementado, controlado y cerrado. Un gerente de proyecto:

• Construye un equipo de proyecto
• Realiza un plan de proyecto con detalles de tareas y actividades específicas
• Comprende las dependencias entre el proyecto y sus tareas.
• programa actividades del proyecto y agrupa tareas dependientes en procesos más grandes
• Define los objetivos del proyecto
• Idea una estrategia y mapear las entradas, recursos y salidas del proceso
• Mantiene registros detallados del proyecto
• Controla la implementación del proyecto, incluidas las solicitudes de cambio
• Responde a los cambios mediante la participación del personal, las partes interesadas y los clientes
• Identifica y mitiga los riesgos del proyecto.
• Se comunica con todos los involucrados en el proyecto
• Entrega los entregables al cliente o clientes

Para proyectos pequeños, es común que los PM asuman el rol temporal de un gerente de proyecto, ya sea como comisión de servicio por tiempo limitado o junto con su rol diario.

¿Qué buscan las empresas cuando contratan un Project Manager?

Cuando una empresa quiere un PM, consideran las necesidades de un proyecto, incluido el tiempo y los recursos necesarios para administrarlo. Un Project Manager generalmente no participa directamente en las actividades que producen el resultado final, sino que impulsa el progreso y gestiona los procesos del proyecto. Por lo tanto, esta persona debe estar bien formada y tener una especialización concreta en Gestión de Proyectos. 

Hoy en día, con la digitalización de las empresas que todavía no se han modernizado y con la evolución de las empresas que ya se sumaron hace años a la transformación digital, la presencia del Project Manager es esencial en los negocios. Para cubrir estas demandas, la formación juega un papel muy importante y que marca la diferencia.

Imagen: Depositphotos

Fuente: Marketing4ecommerce Gestión de proyectos: qué es y cuáles son las ventajas de contar con un Project Manager